Starfsreglur stjórnar

1. grein. Skipan stjórnar

Stjórn Kvenréttindafélags Íslands., kt. 7101696409, hér eftir nefnt félagið, skipa sjö aðalfulltrúar sem kosnir skulu á aðalfundi til tveggja ára í senn. Heimilt er að kjósa allt að þrjá varafulltrúa.

Stjórnarfólk getur hvenær sem er sagt starfi sínu lausu að undangenginni skriflegri tilkynningu til félagsstjórnar.

2. grein. Hagsmunatengsl

Stjórnarfólk og framkvæmdastýra skulu greina stjórn félagsins frá hagsmunatengslum, hvort heldur persónulegum sem viðskiptalegum, sem valdið geta vanhæfi þeirra við störf stjórnarinnar og afgreiðslu tiltekinna mála.

3. grein. Skipting starfa innan stjórnar

Á fyrsta stjórnarfundi að loknum aðalfundi þar sem stjórnarkjör fer fram skal stjórn skipta með sér verkum, fyrir utan formann, sem kosinn er á aðalfundi. Embættin innan stjórnar eru: varaformaður, ritari og gjaldkeri.

Formaður stjórnar ber meginábyrgð á starfsemi stjórnar og skal stuðla að virkni í allri ákvarðanatöku hennar. Að auki skal formaður stjórnar m.a.:

Tryggja að nýtt stjórnarfólk fái upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnarinnar, málefnum félagsins og helstu þáttum er varða stjórnun þess.

Tryggja að stjórnin fái í störfum sínum nákvæmar og skýrar upplýsingar og gögn til þess að hún geti sinnt störfum sínum.

Hvetja til opinna samskipta innan stjórnar svo og milli stjórnarinnar og framkvæmdastýru/starfsfólks félagsins.

Útbúa dagskrá stjórnarfunda, í samráði við framkvæmdastýru, sjá um boðun þeirra og stjórnun.

Tryggja að stjórnin meti árlega störf sín og framkvæmdastýru.

Taka frumkvæði að endurskoðun starfsreglna þessara.

4. grein. Verksvið stjórnar

Stjórn fer með æðsta vald í málefnum félagsins milli aðalfunda og ber meginábyrgð á rekstri þess. Stjórnin skal annast um skipulag félagsins og sjá um að starfsemi sé jafnan í góðu horfi.

Stjórn markar stefnu félagsins utan aðalfunda í samræmi við markmið þess samkvæmt samþykktum. Stjórn fylgist með að framkvæmdastýra marki og fylgi stefnu í samræmi við hlutverk og markmið félagsins.

Stjórnarfólk skal kynna sér lög og reglur er gilda um frjáls félagasamtök og starfsemi félagsins og hafa skilning á hlutverki og ábyrgð sinni svo og stjórnar.

Stjórnarfólk skal taka sjálfstæðar ákvarðanir í hverju máli fyrir sig með hag félagsins að leiðarljósi.

Stjórnarfólk skal hafa skilning á markmiðum og verkefnum félagsins og hvernig það eigi að haga störfum sínum til að stuðla að því að markmið þess náist.

Stjórnarfólk skal óska eftir og kynna sér öll gögn og upplýsingar sem það telur sig þurfa til að hafa fullan skilning á rekstri félagsins og til að taka upplýstar ákvarðanir.

Stjórnarfólk skal tryggja að ákvörðunum stjórnar sé framfylgt svo og að jafnan sé gætt að lögum og reglum í rekstri félagsins.

Stjórnarfólk skal stuðla að góðum starfsanda innan stjórnar. Stjórnarfólk skal bera virðingu fyrir tíma og skoðunum annarra innan stjórnar, stunda virka hlustun og gæta að óhlutdrægni í umræðum. 

Meirihluti stjórnar ritar firma félagsins. Gjaldkeri skal auk framkvæmdastýru hafa prókúru. Formaður stjórnar skal hafa skoðunaraðgang að reikningum félagsins í netbanka.

Stjórn skipar framkvæmdastýru félagsins, gengur frá starfslýsingu hennar, og veitir henni lausn. Stjórnin hefur eftirlit með störfum framkvæmdastýru og fer ásamt henni með stjórn félagsins. Gerður skal skriflegur ráðningarsamningur við framkvæmdastýru þar sem m.a. skal kveðið á um laun hennar og önnur starfskjör. Stjórn getur falið formanni og/eða varaformanni og/eða gjaldkera að annast samninga við framkvæmdastýru um laun hennar og önnur starfskjör, sem skulu staðfestir af stjórn. 

Stjórn tekur ákvarðanir í öllum málum sem telja verður óvenjuleg eða mikilsháttar. Stjórn getur þó veitt framkvæmdastýru heimild til afgreiðslu slíkra mála. Eins getur framkvæmdastýra afgreitt slík mál ef ekki er unnt að bíða ákvörðunar stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemi félagsins. Í þeim tilvikum skal framkvæmdastýra tafarlaust tilkynna formanni stjórnar um afgreiðslu málsins.

Stjórn getur í sérstökum tilvikum falið einstökum stjórnarfulltrúum, einum eða fleirum, tiltekin mál til athugunar og undirbúnings fyrir afgreiðslu á stjórnarfundi.

Stjórn skal meta með reglubundnum hætti störf sín, verklag og starfshætti, framgang félagsins og frammistöðu framkvæmdastýru. Slíkt árangursmat felur m.a. í sér að stjórnin leggi mat á styrkleika og veikleika í störfum sínum og verklagi og hugi að þeim hlutum sem hún telur að betur megi fara.

Umsagnir og ályktanir eru lagðar til samþykktar stjórnar í tölvupósti og teljast samþykktar þegar fjórir fulltrúar í aðalstjórn hafa gefið samþykki sitt.

5. grein. Verksvið framkvæmdastýru

Framkvæmdastýra skal annast daglegan rekstur félagsins og í þeim efnum fara eftir þeirri stefnu og fyrirmælum sem stjórn gefur. Framkvæmdastýra getur komið fram fyrir hönd félagsins í þeim málum sem eru innan verksviðs hennar samkvæmt starfslýsingu. Framkvæmdastýra getur ekki gert ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar, svo sem að kaupa, selja eða veðsetja eignir félagsins, taka eignir á leigu eða segja upp leigusamningi, nema samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn.

Framkvæmdastýra skal sjá um að bókhald félagsins sé fært í samræmi við lög og venjur og að meðferð eigna félagsins sé með tryggilegum hætti. Framkvæmdastýra skal koma á framfæri við endurskoðanda þeim upplýsingum og gögnum sem hafa þýðingu vegna endurskoðunar og veita endurskoðanda þær upplýsingar, gögn, aðstöðu og aðstoð sem endurskoðandi telur nauðsynlega vegna starfs síns.

Framkvæmdastýra skal ávallt starfa af heilindum með hagsmuni félagsins að leiðarljósi.

Framkvæmdastýra skal gæta þess að fara ekki út fyrir þann ramma sem afmarkaður er í rekstrar- og fjárhagsáætlun félagsins fyrir hvert reikningsár nema með sérstöku samþykki stjórnar.

6. grein. Fyrirsvar stjórnar

Formaður stjórnar er málsvari hennar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni út á við fyrir hönd félagsins í samráði við stjórn og í samræmi við hefðir innan félagsins og eðli máls.

Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart framkvæmdastýru. 

7. grein. Boðun funda o.fl.

Stjórnarfundir skulu að jafnaði ekki haldnir sjaldnar en sex sinnum á ári. Formaður ákveður tímasetningu funda í samráði við framkvæmdastýru félagsins og annað stjórnarfólk. Stjórnarfólk getur hvenær sem er óskað eftir því að stjórnarfundur verði haldinn. Formanni ber þá að kalla saman fund svo og ef framkvæmdastýra félagsins krefst þess.

Heimilt er að stjórnarfólk taki þátt í stjórnarstörfum símleiðis.

Á reglulegum stjórnarfundum skal að jafnaði taka fyrir eftirfarandi mál:

Fundargerð síðasta fundar.

Skýrslu framkvæmdastýru um starfsemi félagsins og fjárhag.

Fylgja eftir framkvæmd ákvarðana sem teknar hafa verið á stjórnarfundum.

Til fundar skal boða með minnst 3 daga fyrirvara. Formaður stjórnar getur þó ákveðið skemmri frest telji hann það óhjákvæmilegt vegna sérstakra aðstæðna.

Fundarboð skal að jafnaði vera skriflegt eða í tölvupósti og skal að jafnaði í því greina frá dagskrá fundarins. Skrifleg fundargögn um einstök málefni á dagskrá skulu ef kostur er að jafnaði send stjórnarfólki minnst 3 dögum fyrir fundinn, nema formaður ákveði annað. Formaður getur ákveðið að skriflegum fundargögnum verði fyrst dreift á fundi og þeim skilað í lok fundarins.

8. grein. Ákvörðunarvald, atkvæðagreiðslur o.fl.

Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnarfólks sækir fund enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við 7. gr. starfsreglna þessara. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allt stjórnarfólk hafi haft tök á því að fjalla um málið, sé þess kostur.

Formaður stjórnar stýrir fundum. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum í öllum málum.

Nú telur formaður ekki stætt á því vegna sérstakra aðstæðna að bíða þess að haldinn verði stjórnarfundur og getur hann þá tekið ákvörðun um símafund stjórnar eða að málefnið verði kynnt stjórnarfólki skriflega eða símleiðis og haldin verði atkvæðagreiðsla meðal stjórnarfólks skriflega eða símleiðis. Ákvarðanir sem þannig eru teknar skulu lagðar fyrir næsta fund til staðfestingar.

Stjórnarfólk er einungis bundið af sannfæringu sinni, en ekki fyrirmælum þeirra sem hafa kosið það. Mál skulu almennt ekki borin upp til ákvörðunar á stjórnarfundum nema því aðeins að stjórnarfólk hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft tíma til að kynna sér efni þeirra.

Mál til ákvörðunar skulu almennt lögð fyrir stjórn skriflega. Séu mál lögð fram á stjórnarfundi til kynningar getur slík kynning verið munnleg.

9. grein. Fundargerðir og fundargerðarbók

Formaður stjórnar skal sjá til þess að gerð sé fundargerð um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar.

Í fundargerð skal skrá eftirfarandi:

  • Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
  • Hverjir sitja fundinn og hver stýrir honum.
  • Dagskrá fundarins.
  • Stutta skýrslu um umræður á fundum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar.
  • Hvenær og hvar næsti stjórnarfundur verður haldinn, ef við á.
  • Hver ritað hafi fundargerðina.

Stjórnarfulltrúi, sem ekki er sammála ákvörðun stjórnar, á rétt á að fá sérálit sitt skráð í fundargerð.

Sé fundargerð ekki fullfrágengin í lok fundar skal hún borin upp til samþykktar í upphafi næsta fundar.

Fundargerð skal send stjórnarfólki með fundarboði fyrir næsta stjórnarfund.

10. grein. Þagnar- og trúnaðarskylda

Á stjórnarfólki hvílir þagnarskylda um málefni félagsins, hagi starfsfólks og önnur atriði sem það fær vitneskju um í starfi sínu sem stjórnarfólk og leynt skulu fara samkvæmt samþykktum félagsins, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem stjórn ákveður að gera opinber eða slíkt leiðir af ákvæðum laga og reglna er gilda um frjáls félagasamtök eða samþykktum félagsins. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.

Ef stjórnarfulltrúi brýtur gegn þagnarskyldu eða rýfur að öðru leyti trúnað sem honum er sýndur, skal formaður boða til félagsfundar sem ákveður hvort kjósa skuli nýjan stjórnarfulltrúa.

Stjórnarfulltrúi skal varðveita öll gögn með tryggilegum hætti, sem hann fær afhent til að gegna starfa sínum sem stjórnarfulltrúi.

Stjórnarfólk, önnur en formaður, skal almennt ekki tjá sig við fjölmiðla eða snúa sér til almennings varðandi málefni félagsins, nema að fengnu samþykki stjórnar.

11. grein. Vanhæfi

Skylt er stjórnarfulltrúa og framkvæmdastýru að upplýsa án tafar um atvik eða aðstæður sem gætu valdið vanhæfi hans við samningsgerð eða meðferð mála. Stjórn ákveður hvort vanhæfi er fyrir hendi.

Leggja skal fyrir stjórn til staðfestingar (eða synjunar) alla samninga sem stjórnarfulltrúi og/eða framkvæmdastýra kunna að gera við félagið og samninga milli félagsins og þriðja aðila ef stjórnarfulltrúi og/eða framkvæmdastýra hafa verulega hagsmuni af slíkum samningum og þeir hagsmunir kunna að fara í bága við hagsmuni félagsins.

Ef ákvarðanir stjórnar varða málefni einstakra stjórnarfulltrúa eða framkvæmdastýru er rétt að viðkomandi víki af fundi meðan stjórn tekur afstöðu til slíkra málefna.

12. grein. Upplýsingagjöf

Framkvæmdastýra skal á hverjum stjórnarfundi gera stjórn grein fyrir starfsemi félagsins frá síðasta fundi stjórnar í stórum dráttum.

Stjórn getur á fundum krafið framkvæmdastýru og annað helsta starfsfólk félagsins um upplýsingar og gögn sem stjórn eru nauðsynleg til að stjórnarfólk getur sinnt verkefnum sínum.

Upplýsingar frá framkvæmdastýru til stjórnar þurfa að vera á því formi og af þeim gæðum sem stjórn ákveður. Stjórn skal skilgreina hvaða upplýsinga óskað er eftir með reglubundnum hætti. Upplýsingar og gögn skulu vera aðgengileg stjórnarfólki tímanlega fyrir stjórnarfundi, og á milli þeirra, og skal allt stjórnarfólk fá sömu upplýsingarnar. Upplýsingar skulu vera eins uppfærðar og nákvæmar og unnt er hverju sinni.

Stjórnarfólki er ekki heimilt að taka með sér í kjölfar stjórnarfunda gögn sem hafa að geyma sérstaklega viðkvæmar trúnaðarupplýsingar. Slík gögn skulu almennt ekki send út með fundarboði.

Skýrsla stjórnar skal fylgja ársreikningi ár hvert.

Formaður stjórnar skal gæta þess að fyrirtækjafélagaskrá, ársreikningaskrá, skattyfirvöldum og öðrum stjórnvöldum séu sendar lögboðnar tilkynningar og framtöl.

13. grein. Undirritun ársreiknings o.fl.

Ársreikningur félagsins skal lagður fyrir stjórn til afgreiðslu og skal stjórn ásamt framkvæmdastýru undirrita ársreikninginn. Telji stjórnarfulltrúi eða framkvæmdastýra að ekki beri að samþykkja ársreikninginn, eða hann hefur mótbárur fram að færa sem hann telur rétt að hluthafar fái vitneskju um, skal hann gera grein fyrir því í áritun sinni.

14. grein. Frekari reglur um störf stjórnar

Stjórnarfólk skulu kynna sér og vera bundið af ákvæðum laga, lög og reglna er gilda um frjáls félagasamtök og sérstökum reglum félagsins um meðferð trúnaðarupplýsinga.

Kvenréttindafélag Íslands greiðir ekki fyrir almenn stjórnarstörf eða fundarsetu stjórnar. Meirihluti stjórnar er heimilt að ákveða greiðslu til stjórnarfulltrúa fyrir vinnuframlag í sértækum verkefnum í þágu félagsins. 

Kvenréttindafélag Íslands greiðir ferðakostnað fyrir ferðir á vegum félagsins og þar með talið dagpeninga.

15. grein. Breytingar á starfsreglum stjórnar

Einungis stjórn getur gert breytingar á starfsreglum þessum. Til breytinga á starfsreglunum þarf samþykki einfalds meirihluta stjórnar. Æskilegt er að starfsreglur þessar séu yfirfarnar a.m.k. árlega.

16. grein. Varsla og meðferð starfsreglna

Frumrit starfsreglna þessara, með áorðnum breytingum ef við á, skal jafnan geyma með fyrstu fundargerð stjórnarfundar eftir aðalfund. Bóka skal í fundargerð að stjórnarfólk hafi lesið og samþykkt þessar reglur. Nýju stjórnarfólki skal  kynntar starfsreglurnar og skal það undirrita frumrit þeirra því til staðfestu.

Stjórnarfólki, framkvæmdastýru og endurskoðendum félagsins skal afhent eintak af starfsreglum og samþykktum félagsins sem í gildi eru á hverjum tíma.

Þannig samþykkt þann 17. mars 2021