Persónuverndarstefna Kvenréttindafélags Íslands

Persónuverndarstefna þessi er sett í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsingar nr. 90/2018 sem tóku gildi 15. júlí 2018. Persónuvernd félaga okkar hefur ávallt verið lykilatriði og er okkur umhugað um öryggi þeirra upplýsinga. Hér má skoða hvaða upplýsingar Kvenréttindafélag Íslands geymir hjá sér og af hverju.

Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um einstakling sem gera kleift að persónugera hann. Ekki er átt við nafnlaus gögn, en það eru upplýsingar sem persónugreinandi gögn hafa verið fjarlægð úr.

Hvaða upplýsingar geymir Kvenréttindafélag Íslands?

Félagaskrá

Félagið geymir aðeins þær upplýsingar sem félagar sjálfir skrá niður þegar þeir skrá sig í Kvenréttindafélag Íslands. Þessar upplýsingar eru: Nafn, kennitala og netfang.

Félagaskrá Kvenréttindafélagsins er vistað hjá framkvæmdastýru og hefur hún aðgang að henni ásamt starfsfólki og stjórn félagsins. Félagið sendir félagaskrá aldrei með tölvupósti né fjölfaldar hana að nokkru leyti. Skjalið er aðeins vistað í einni tölvu og í einu öryggisafriti sem varðveitt er á Dropbox afritunarþjónustunni sem aðeins framkvæmdastýra hefur aðgang að.

Félagaskráin er samkeyrð við heimilisfangaskrá Íslandspósts einu sinni á ári. Einu sinni á ári eru greiðslukröfur vegna félagsgjalda sendar í heimabanka félaga Kvenréttindafélags Íslands og er það gert í samvinnu við viðskiptabanka félagsins.

Þegar félagi í Kvenréttindafélagi Íslands skráir sig úr félaginu er hann tekinn út af félagaskrá og öllum upplýsingum um hann eytt úr henni. Í samræmi við 7. gr. laga félagsins er nöfnum félaga eytt af félagaskrá hafi þeir ekki greitt félagsgjöld í 4 ár og öllum upplýsingum um þá eytt úr henni.

Einu sinni á ári er tölvupóstur sendur út til þess að boða aðalfund skv. netfangaskrá Kvenréttindafélags Íslands sem varðveitt er í félagaskrá. Aðalfundir eru boðaðir í samræmi við 6. gr. laga félagsins sem kveður á um að boðað skuli til aðalfunda með minnst tveggja vikna fyrirvara skv. netfangaskrá félagsins og á heimasíðu þess.

Af hverju geymir Kvenréttindafélag Íslands upplýsingar félaga sinna?

Fyrst og fremst til að framfylgja lögum Kvenréttindafélags Íslands en samkvæmt þeim eru aðeins skráðir og skuldlausir félagar með rétt til fundarsetu og atkvæðagreiðslu á aðalfundum Kvenréttindafélagsins. Einnig eru upplýsingar geymdar í þeim tilgangi að hafa samband við félaga og senda þeim ársrit félagsins, 19. júní.

Póstlisti

Vefpóstþjónustan MailChimp heldur utan um póstlista Kvenréttindafélags Íslands.

Frá og með 8. október 2018 inniheldur póstlisti félagsins á MailChimp aðeins aðila sem hafa samþykkt að fá áfram póst utan aðalfundarboða frá félaginu. Aðeins framkvæmdastýra hefur aðgang að þjónustu MailChimp. Hér er persónuverndarstefna MailChimp: https://mailchimp.com/legal/privacy/.

Hægt er að skrá sig af póstlista Kvenréttindafélags Íslands hvenær sem er með því að smella á krækjuna sem býður upp á afskráningu neðst í hverjum tölvupósti sem sendur er út á póstlistann eða með því að senda okkur beiðni í tölvupósti á netfangið postur(@)kvenrettindafelag.is.

Vefur

Á vefsíðum Kvenréttindafélags Íslands er virkjuð þjónustan Google Analytics sem greinir umferð um vefinn. Dæmi um upplýsingar sem Google Analytics safnar eru hvaðan og hvenær heimsóknir á vefinn koma, hvaða síður eru skoðaðar og hve lengi heimsókn á vefinn varir. Þessar upplýsingar eru ekki persónugreinanlegar.  Hér er persónuverndarstefna Google Analytics: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=en.

Aðeins framkvæmdastýra og starfsfólk Kvenréttindafélags Íslands hafa aðgang að þjónustu Google Analytics.

Vefur Kvenréttindafélags Íslands notar vafrakökur (e. cookies) og þegar gestir á vefnum smella á „Ég samþykki“ eru þeir að leyfa félaginu að nota vafrakökur. Google Analytics nýtir sér þessar vafrakökur til að greina umferð um vefinn. Vafrakökur eru litlar textaskrár, nokkurs konar fótspor sem vistast í tölvu eða snjalltækjum gesta. Í flestum vöfrum er hægt að breyta öryggisstillingum svo þeir taki ekki á móti kökum. Einnig er auðvelt að eyða vafrakökum. Hér eru leiðbeiningar til að eyða vafrakökum á Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge og Opera vöfrunum.

Vefur Kvenréttindafélags Íslands er í vefumsjónarkerfinu WordPress. Það er hægt að skrifa athugasemdir við fréttir sem birtast á vefnum fyrstu 14 dagana. Ekki er þess krafist að þeir sem skrifa athugasemdir skrái nafn eða netfang. Þó bendum við á að að ef gestir eru skráðir inn í þjónustu WordPress.com þegar þeir skilja eftir athugasemd, þá birtist athugasemdin merkt með þeim aðgangi. Gestum er boðið að skrá sig út úr WordPress.com áður en athugasemdin er birt. Hér er persónuverndarstefna WordPress.com: https://en.wordpress.com/tos.

Aðeins framkvæmdastýra og starfsfólk Kvenréttindafélags Íslands hafa aðgang að WordPress stjórnborði vefsíðna Kvenréttindafélagsins, þ.á.m. upplýsingar um athugasemdir.

Ráðstefnur, námskeið og viðburðir

Kvenréttindafélag Íslands heldur einstaka sinnum viðburði þar sem skráningar er krafist. Skráning á einstaka viðburði er vistað hjá framkvæmdastýru og hefur hún aðgang að skráningarskjali ásamt starfsfólki og stjórn félagsins. Persónuupplýsingar sem safnað er saman vegna skráningar á einstaka viðburði eru aðeins notaðar til að koma til skilaboðum vegna viðburðarins sem um ræðir og til að rukka skráningargjöld, ef einhver eru. Greiðslukröfur fyrir skráningargjöld, ef einhver eru, eru sendar í samvinnu við viðskiptabanka félagsins.

Skráningarskjöl eru aðeins vistuð í einni tölvu og í öryggisafriti sem varðveitt er á Dropbox afritunarþjónustunni sem aðeins framkvæmdastýra hefur aðgang að.

Áskrift að 19. júní

Kvenréttindafélag Íslands heldur utan um lista yfir áskrifendur ársrits okkar 19. júní. Skjal með lista yfir áskrifendur 19. júní er vistað hjá framkvæmdastýru og hefur hún aðgang að áskrifendalista ásamt starfsfólki og stjórn félagsins. Skjalið er aðeins vistað í einni tölvu og í einu öryggisafriti sem varðveitt er á Dropbox afritunarþjónustunni sem aðeins framkvæmdastýra hefur aðgang að.

Einu sinni á ári eru greiðslukröfur vegna áskriftargjalda 19. júní sendar í heimabanka áskrifenda og er það gert í samvinnu við viðskiptabanka félagsins.

Hvar get ég séð upplýsingar mínar hjá Kvenréttindafélagi Íslands?

Þú getur sent okkur tölvupóst á postur@kvenrettindafelag.is og við látum þig vita hvaða upplýsingar eru skráðar um þig og þá hvar. Við kappkostum að svara þessum beiðnum sem fyrst. Til að auðvelda úrvinnslu biðjum við þig um að merkja tölvupóstinn „Mínar upplýsingar hjá Kvenréttindafélagi Íslands“.

Deilir Kvenréttindafélag Íslands upplýsingum?

Nei, aldrei.

Einu upplýsingar sem Kvenréttindafélagið deilir opinberlega eru upplýsingar um fjölda félaga hverju sinni, fjöldi vina á Facebooksíðu félagsins, fjöldi fylgjenda á Twittersíðu félagsins og fjöldi gesta á einstaka viðburðum sem haldnir eru á vegum félagsins, sem birtar eru í ársskýrslu félagsins og í ársriti félagsins 19. júní. Þessar upplýsingar eru ekki rekjanlegar til einstaklinga. Þó ber að hafa í huga þau atriði sem áður koma fram, þ.e. keyrsla félagaskrá við Íslandspóst og innheimta félagsgjalda og skráningargjalda.

Atriði sem Kvenréttindafélag Íslands hefur ávallt í huga:

  • Kvenréttindafélag Íslands ábyrgist að gæta upplýsinga um félaga sína vandlega og fara með þær sem trúnaðarupplýsingar.
  • Kvenréttindafélag Íslands mun aldrei afhenda, selja eða leigja upplýsingar um félaga til þriðja aðila nema ef um keyrslu við Íslandspóst er að ræða eða til að innheimta félagsgjöld.
  • Kvenréttindafélag Íslands mun ekki afhenda samskiptaupplýsingar félaga til þriðja aðila og mun aldrei nota upplýsingarnar nema til að eiga hófleg og heiðarleg samskipti við félaga.
  • Kvenréttindafélag Íslands veit að félagar sjálfir (ekki Kvenréttindafélagið) eiga sínar persónuupplýsingar og hafa aðgang að þeim ef þeir kjósa svo.
  • Kvenréttindafélag Íslands mun eyða félagaskrá sinni ef félagið er lagt niður í núverandi mynd.

Úrvinnsla og tölfræði

Í ársskýrslu Kvenréttindafélags Íslands sem prentuð er í ársritinu 19. júní og gefin út á vefnum eru m.a. birtar upplýsingar um fjölda félaga hverju sinni, fjölda gesta á viðburðum félagsins, fjölda fylgjenda og vina á samfélagsmiðlum. Þessar upplýsingar eru ópersónugreinanlegar.

Fleiri einstaklingar en skráðir félagar leita til Kvenréttindafélags Íslands eftir þjónustu og áskilur félagið sér rétt til að útbúa tölfræðilegar samantektir og aðrar ópersónugreinanlegar upplýsingar út frá því, enda er það notað í þeim tilgangi að bæta þjónustu og greina þörf þeirra sem leita til okkar. Þessir einstaklingar eru ekki endilega félagar og eru ekki endilega með persónugreinanlegar upplýsingar á skrá hjá Kvenréttindafélagi Íslands.

Upplýsingum um heimsóknir á vef Kvenréttindafélags Íslands er ekki deilt opinberlega, heldur aðeins með starfsfólki og stjórn félagsins. Upplýsingum sem safnað er um heimsóknir á vef félagsins eru ekki persónugreinanlegar.

Breytingar

Kvenréttindafélag Íslands áskilur sér þann rétt að breyta persónuverndarstefnu sinni, en tryggja að nýjasta stefnan sé ávallt aðgengileg á vef Kvenréttindafélagsins, http://kvenrettindafelag.is.

Hafið samband

Ef þið hafið einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu, hafið samband á netfang postur(@)kvenrettindafelag.is. Til að auðvelda úrvinnslu biðjum við þig um að merkja tölvupóstinn „Upplýsingar um persónuverndarstefnu Kvenréttindafélags Íslands“.

 

Samþykkt á stjórnarfundi Kvenréttindafélags Íslands
8. október 2018


Félagaskráning - Popp